vdiv Verwalter des Jahres 2021: Die Firmengruppe Gundlach setzt auf digitale Lösungen von casavi

Digital rocks! Das hat auch das familiengeführte Bau- und Immobilienunternehmen Gundlach aus Hannover früh erkannt. Mehr Kundenservice, Transparenz und schnelle Wege für MieterInnen war der Wunsch, KundInnen sollen die wichtigsten Vertragsunterlagen 24/7 abrufen können, damit steigt auch die Kundenzufriedenheit. 

Für die Anstrengungen im Bezug auf Digitalisierung und Nachhaltigkeit wurde das Unternehmen im Rahmen des diesjährigen Verwaltertags mit dem Titel Verwalter des Jahres durch den Branchenverband vdiv ausgezeichnet. Ein Punkt bei der Begründung der Jury war der hohe Stellenwert von Transparenz und Kommunikation mit den Kunden im Unternehmen. Für die Kundenkommunikation setzt das Wohnungsunternehmen der Gundlach-Gruppe seit November 2018 erfolgreich auf casavi, so dass seit Februar 2020 auch die KundInnen der Gundlach Haus- und Grundstücksverwaltung dieses Angebot nutzen können.

Wie setzt ein mittelständisches Unternehmen wie die Gundlach-Gruppe casavi ein? Wo sehen die MitarbeiterInnen die Vorteile im vernetzten Immobilienmanagement verglichen mit der klassischen Hausverwaltung und wo ist noch Potential für die Zukunft? Um das herauszufinden, haben wir uns zum Gespräch getroffen.

Gundlach Bau und Immobilien – ein Familienunternehmen am Puls der Zeit

Seit mehr als 130 Jahren tragen die Mitarbeitenden der Firmengruppe Gundlach dazu bei, das Gesicht von Hannover zu gestalten. Mit großer Leidenschaft für Bauwerke, in denen sich Menschen über Generationen wohlfühlen und mit einem besonderen Engagement, werden Immobilien entwickelt, realisiert, vermarktet und verwaltet. Dabei übernehmen die mehr als 200 MitarbeiterInnen des regionalen, hannoverschen Familienunternehmens zusammen seit Jahrzehnten auch Verantwortung für soziale, kulturelle und ökologische Projekte. 

Die Gundlach-Gruppe besteht im wesentlichen aus vier Unternehmen. Einem Bauträger, einem Bauunternehmen, einem Wohnungsunternehmen und einer Immobilienverwaltung. So kann ein breites Portfolio rund um die Immobilie – im Heimatmarkt Hannover – geboten werden. Allein im Eigenbestand verwalten sie knapp 4.000 Mietwohnungen.

Vom Kundenportal und der App bis zum elektronischen Briefversand

Ein Vorteil an der Arbeit in digital aufgestellten Unternehmen wird schon zu Gesprächsbeginn deutlich. Wir treffen die Mitarbeiterinnen Hannah Range und Anna-Katharina Strohdach Anfang März Corona-bedingt im Home Office an. Sie schildern sehr entspannt, dass sie ohne Einschränkungen in der aktuellen Situation weiterarbeiten können. Der Grund dafür ist schnell erklärt: Die Gundlach-Gruppe hat früh entschieden, auf Digitalisierung zu setzen, um so Prozesse zu beschleunigen und Kommunikation mit Kunden zu vereinfachen. Für letzteres hat man sich Ende 2018 für den Einsatz von casavi entschieden. Der Kontakt über die App und das Kundenportal sorge für Transparenz in der Bearbeitung von Anfragen und damit auch für spürbar weniger Rückfragen. 

“Nach der Einführung von casavi hat sich der digitale Postversand schnell zum Standard entwickelt und heute versuchen wir mit Kunden fast ausschließlich über das Tool abzuwickeln.” so die beiden Gesprächspartnerinnen der Gundlach-Gruppe. “Nach den ersten positiven Erfahrungen im Bereich des Wohnungsunternehmen, hatten wir dann schnell das Ziel, mit der Haus- und Grundstücksgesellschaft nachzuziehen.” meinten sie. 

Der modulare Aufbau der casavi-Oberfläche bietet Unternehmen die Möglichkeit, in die verschiedenen Funktionen der Plattform reinzuwachsen. Ticket-Management, Kundenportal und der Briefversand können unabhängig voneinander genutzt werden. Anbindungen können sich ändern oder man sieht die Notwendigkeit, zusätzliche Partnerlösungen an casavi anzudocken. Auch bei der Gundlach-Gruppe kommt eine Schnittstelle zum Einsatz, um Daten mit einem bestehenden ERP-System auszutauschen.

Richtig angebunden an RELion

Wie fast jedes Unternehmen mit digitaler Ausrichtung, hat auch die Gundlach Bau und Immobilien mehr als eine Lösung im Einsatz. casavi ergänzt hier eine bereits bestehende Infrastruktur rund um das RELion-ERP. In RELion werden buchhalterische Tätigkeiten sowie die Verwaltung der Stammdaten abgewickelt. Darauf aufbauend wird casavi für die direkte Kommunikation mit den Kunden genutzt. Über die Schnittstelle zu RELion entfällt zusätzlicher Aufwand durch doppelte Datenpflege. Bei Gundlach hat man aber noch einen Schritt weiter gedacht. casavi, RELion und weitere Systeme werden über eine eigens entwickelte SOA (service oriented architecture) miteinander verbunden, um Prozesse noch besser zu strukturieren. Dank seiner offenen Schnittstellenkultur, kann casavi individuelle Anforderungen wie diese, über die casavi-API, bedienen. So können standardisierte Schnittstellen, aber auch individuelle Anbindungen an vorhandene Infrastruktur umgesetzt werden.

Ambitionierte Ziele für die Zukunft

Aufbauend auf den aktuellen Möglichkeiten sieht die Gundlach-Gruppe noch Möglichkeiten, das Potential der Zusammenarbeit mit casavi voll auszuschöpfen: Über den Einsatz von Nachrichten-Templates möchte man in Zukunft die Kommunikation weiter standardisieren und Zeit einsparen. Auch in der Automatisierung bei Themen wie der Belegprüfung sehe man in Kombination mit der voll etablierten SmartPost noch offene Möglichkeiten. Persönlich nutze man auch die Umfrage-Optionen unter den Mietenden gerne und häufig – hier wünsche man sich noch zusätzliche Möglichkeiten, diese Funktion noch flexibler einsetzen zu können.

Bei casavi freuen wir uns über die effiziente und konstruktive Zusammenarbeit mit der Gundlach-Gruppe und nutzen das Feedback weiter, um die Oberfläche für Nutzer aus der Wohnungswirtschaft noch attraktiver zu machen.