04.04.2019 | casafriends

Prozessoptimierung mit casavi SmartTask

by Nathalie Forest

Case Study in Zusammenarbeit mit IMF Immobilienmanagement & Facilities GmbH.

Zufriedene Kunden sind unsere beste Referenz und gleichzeitig der Schlüssel zu unserem Erfolg. Über 300 Immobilienunternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz haben casavi bereits erfolgreich im Einsatz. Heute möchten wir Ihnen zeigen, wie unser Kunde
IMF Immobilienmanagement & Facilities GmbH SmartTask – das intelligente Vorgangsmanagement Tool von casavi – erfolgreich einsetzt.

Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Die Chemnitzer IMF Immobilienmanagement & Facilities GmbH betreut derzeit mit 14 Mitarbeitern circa 3.000 Wohneinheiten im Bereich WEG, Mietverwaltung und SEV.

Vor dem Einsatz von casavi kam es immer wieder zu Problemen beim Management von Anfragen und Vorgängen. Beispielhaft zu nennen sind hier Reparaturaufträge oder die Erfassung von Mängeln. Da jeder Sachbearbeiter die Anliegen mit unterschiedlichen Medien wie zum Beispiel Mail, Fax oder Brief bearbeitete, konnten die Aufträge nicht sinnvoll angelegt oder erfasst werden. Die Folgen: mangelnde Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Immobilien Serviceportal Tablet

Ziele definieren und erreichen

Oberstes Ziel bei der Einführung von casavi war es daher, die beschriebenen Prozesse zu optimieren. Dafür sollte in erster Linie eine digitale Ablagemöglichkeit für Dokumente sorgen. Darüber hinaus galt es die Portokosten zu reduzieren sowie eine Service-App im eigenen Design für die Mieter und Eigentümer zu schaffen.

Um so einen nachhaltigen Mehrwert zu schaffen, war es bei der Integration der casavi-Lösung wichtig, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter das Portal auch erfolgreich nutzen und einsetzen. Deshalb wurden die IMF-Mitarbeiter von casavi-Mitarbeitern geschult, langjährige casavi-Kunden zu ihren Erfahrungswerten befragt und ein Datenschutzexperte konsultiert. Dadurch erlangte die IMF das nötige Rüstzeug, um casavi selbständig im Unternehmen auszurollen. Zu diesem Zweck wurden in casavi SmartTask, dem Vorgangsmanagement, verschiedene Vorgangsarten und eigene Auftragstypen angelegt, Anleitungen entwickelt und interne Schulungen organisiert. Auf diese Art und Weise konnte der Einsatz von casavi im eigenen Tempo und im Zusammenspiel aller beteiligten Mitarbeiter initiiert werden.

Bestehende Abläufe optimieren

Während des internen Rollouts wurde stets geprüft, wo weitere Optimierungspotenziale schlummern. Denn die Einführung eines Service- und Kommunikationsportals sollte immer auch dazu genutzt werden, bestehende Abläufe neu zu bewerten und zu optimieren. Bei der IMF hat sich so beispielsweise die Interaktion mit dem Kunden verändert. Sie findet mithilfe von casavi ab sofort transparenter und zielgerichteter direkt über das Portal statt. Auch die Serienbrieffunktion, casavi SmartPost, wurde im Zuge der Einführung implementiert. Ab sofort versendet die IMF Briefe direkt über casavi und spart sich so das Drucken, Sortieren, Kuvertieren und Versenden.

„Wir sind mit casavi sehr zufrieden. Es erleichtert unseren Arbeitsalltag und unsere Kunden schätzen die neue Transparenz. Daher kann ich casavi uneingeschränkt weiterempfehlen. Unser Ziel ist es sogar, weitere Prozesse in und über casavi zu automatisieren, ohne dass die Abläufe komplizierter werden.“


Rico Gebert, Prokurist IMF Immobilienmanagement & Facilities GmbH

Umsetzung und Ergebnis überzeugen

Heute ist die IMF auf dem besten Weg, Standardprozesse nahezu komplett zu automatisieren. Im Arbeitstages läuft casavi mittlerweile auf allen Arbeitsplätzen parallel zum Hausverwaltungsprogramm. Es fungiert dabei als “Vorgangsmanager” für Anliegen aller Art, unabhängig ihres Eingangs – für jeden Sachbearbeiter sind alle Vorgänge transparent und nachvollziehbar abgelegt. Außerdem ermöglicht casavi die Erstellung und Nutzung eigener “Checklisten”, mit denen u.a. auch umfangreichere Abläufe, z.B. Eigentümerversammlungen, standardisiert vorbereitet werden können.

Wohnungseigentümer und Mieter können durch das Service- und Kommunikationsportal interaktiv und rund um die Uhr ihre Anliegen an die IMF kommunizieren und sich jederzeit über den aktuellen Bearbeitungsstand informieren. Darüber hinaus haben sie einen unkomplizierten Zugang zu Mitteilungen der Verwaltung, Haus-Terminen oder persönlichen Dokumenten, wie Abrechnungen oder Verträgen. Auf Wunsch erhalten sie Informationen, die sie oder ihre Liegenschaft oder Wohnung betreffen, als Push-Benachrichtigung auf die Service-App der Verwaltung.


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