Prozessoptimierung in der Immobilienbewirtschaftung – So spart die Camenzind Immobilien AG viel Zeit mit casavi

Case Study mit der Camenzind Immobilien AG, Zürich

Je größer eine Immobilienverwaltung, desto höher ist das Potenzial, durch die Digitalisierung Prozesse zu vereinfachen – so die Annahme. Dass auch kleinere Unternehmen enorm von der digitalen Transformation profitieren, beweist die Camenzind Immobilien AG aus Zürich. Die 1972 gegründete Firma beschäftigt drei Mitarbeiter, die 1.400 Wohnungen (Stockwerkseigentum & Mietliegenschaften) im Raum Zürich sowie im Kanton Aargau verwalten. 

Um Prozesse und Vorgänge digital abzubilden sowie für die Kundenkommunikation setzt Geschäftsführer Marco Camenzind seit 2019 auf casavi. Herrn Camenzind war schon früh klar, dass an der Digitalisierung seines Unternehmens kein Weg vorbeiführt: „Wir haben die Arbeit einfach vorgezogen und haben nun einen Vorsprung.“

Problem der Erreichbarkeit über die gewohnten Wege 

Vor dem Einsatz von casavi lief die gesamte Kommunikation bei der Camenzind Immobilien AG über E-Mail, Post und Telefon. Besonders die Erreichbarkeit bestimmter Gruppen wie zum Beispiel alle Mieter in einem Haus oder Gartenwohnungsbesitzer war mit hohem Aufwand verbunden. „Die ganze Kommunikation war umständlich – Meldungen wurden dadurch nur zeitverzögert bearbeitet“, erinnert sich Marco Camenzind.  Was das bedeutete, veranschaulicht der Geschäftsführer mit einem Beispiel: 

„Wenn ein Problem bei uns gemeldet wurde, dauerte es zu lange, bis wir alle Betroffenen erreichen und den Schaden kommuniziert hatten. In der Zwischenzeit wurden wir häufig mehrfach von Mietern auf den Defekt hingewiesen, was die Unzufriedenheit schürte und den Zeitaufwand in der Kommunikation erhöhte.“

Marco Camenzind – Camenzind Immobilien AG

Mit casavi hält die Digitalisierung Einzug und automatisiert Arbeitsabläufe

Auch die tägliche Arbeit im Büro war geprägt von Ineffizienzen: „Wir hatten vermeidbare Lagerkosten durch die Ablage von Dokumenten in Ordnern. Zudem war die Suche nach Unterlagen zeitaufwendig und häufig mit einem Besuch im Archiv verbunden“, erinnert sich Camenzind. Heute sieht das ganz anders aus: 

„Mit casavi finden die Eigentümer/Mieter die Dokumente auf dem Portal – ohne die Verwaltung zu beauftragen.“

Marco Camenzind – Camenzind Immobilien AG

Auch externe Vorgänge werden durch casavi entscheidend beschleunigt und vereinfacht. Z.B. ein defekter Aufzug stellt das Unternehmen nun vor keine Probleme mehr, da alle Bewohner gleichzeitig über den Ausfall per digitaler Nachricht informiert werden können. Insgesamt, so schätzt Herr Camenzind, hat sein Unternehmen durch das Online-Kommunikationstool von casavi eine enorme Zeitersparnis. 

„Ein schönes Beispiel ist folgendes: Es mussten Balkone in 2 Häusern saniert werden. Ich hatte einen Aufwand von 3 Minuten, um alle Bewohner zu informieren und die nötigen Termine zu kommunizieren. Das hätte früher nie so schnell geklappt. Da hätte ich mailen müssen, Briefe schreiben, und einen Aushang im Gebäude machen müssen.“

Marco Camenzind – Camenzind Immobilien AG

Elektronische Postzustellung optimiert Versand

Besonders effizient wird die Camenzind Immobilien AG durch das Online-Postversand-Modul SmartPost unterstützt. Mit Hilfe der SmartPost werden Abrechnungen und andere Dokumente als PDF erstellt und können automatisch den Empfängern zugeordnet werden.

„Das Drucken und Sortieren von Dokumentenstapeln, Kuvertieren und Frankieren stellte früher einen hohen manuellen Aufwand dar. Mit casavi SmartPost geht alles online per Knopfdruck – das habe ich so bei noch keinem anderen Anbieter gesehen.“

Marco Camenzind – Camenzind Immobilien AG

 Je nach Bedarf und Art eines Dokuments kann es dann mit einzelnen Personen, Gruppen oder ganzen Liegenschaften geteilt und optimiert für den postalischen Versand vorbereitet werden. Durch die Kombination aus digitaler Bereitstellung und klassischer Briefzustellung kann ausnahmslos jeder Kunde erreicht werden. Der Zeitaufwand pro Liegenschaft reduziert sich dabei von mehreren Stunden auf nur wenige Minuten. 

„Regelmäßig verschicken wir mit SmartPost Einladungen an Eigentümer. In wenigen Minuten hat jeder Adressat seine Einladung, Abrechnung oder andere Dokumente im Postfach.“

Marco Camenzind – Camenzind Immobilien AG

Registrierungsquote liegt bei 82%

Die Umstellung lief von der ersten Vorstellung des Produkts durch den casavi Kundenbetreuer bis zum laufenden Betrieb sehr überzeugend: „Schon nach der Produkt-Demo waren wir hellauf begeistert von casavi. Wir haben gleich den Mehrwert gesehen und knapp drei Wochen später hatten wir alles online. Mittlerweile sind sämtliche digitalisierten Protokolle, Pläne, Versicherungsdokumente etc. auf casavi hochgeladen. Das ist ein toller Mehrwert für unsere Eigentümer und Mieter“, so Camenzind. Das spiegelt sich auch in der Akzeptanz der Nutzer wider: „Wir haben eine Registrierungsquote im casavi-Portal von 82% – unabhängig vom Alter der Bewohner. Die ältere Generation hat sich zum Teil extra Tablets gekauft.“ Auch deshalb ist sich Marco Camenzind sicher: „In der Digitalisierung liegt einfach die Zukunft der Immobilienbranche.” 


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