07.04.2020 | casaINSIGHTS

Automatisierter Versand von Einladungen und Abrechnungen: Mit der casavi SmartPost spart die STERR GMBH bis zu 75 Prozent Zeit

by Anja Stolz

Case Study mit der STERR GMBH

Als Monika Oweger vor 5 Jahren ihre Arbeit bei der STERR GMBH begann, waren die Prozesse in der Verwaltung von Immobilien sehr analog geprägt und dominiert von Ablageordnern und Büroschränken voller Akten. Mittlerweile ist die erfahrene Unternehmensberaterin in leitender Position bei der STERR GMBH tätig und hat die Arbeit im Unternehmen zusammen mit ihren MitarbeiterInnen von Grund auf verändert. Heute verwaltet das Immobilienunternehmen aus dem Münchner Süden mit 22 Mitarbeitern ca. 7100 Wohn- und Gewerbeeinheiten.

„Die STERR GMBH existiert seit knapp 50 Jahren. In dieser langen Zeit haben sich viele ineffiziente und analoge Abläufe etabliert. Die Prozessoptimierung in Richtung Digitalisierung zu verschieben war für uns alle notwendig, da die alten Prozesse nicht mehr funktionieren und die Mitarbeiter zu viel Zeit benötigen.“

Monika Oweger – STERR GMBH

 Keine zentrale Datenbasis und hoher Zeitaufwand beim Postversand

In der Arbeitsorganisation bestand in der Vergangenheit ein großes Problem bei der Bekämpfung von Ineffizienzen im Arbeitsalltag. „Es gab keine zentrale Datenbasis. Jeder hat seine eigenen Dateien erstellt und seine eigenen Briefvorlagen oder Listen genutzt“, erinnert sich Monika Oweger. „Uns allen, auch den Mitarbeitern, war klar, dass es so nicht weitergehen kann und wir den Schritt in die Digitalisierung wagen wollen.“
Besonders für den Briefversand suchte die STERR GMBH dringend nach einer geeigneten, digitalen Lösung. In der Zeit vor den Eigentümerversammlungen ist die Notwendigkeit hierfür am größten. Hunderte personalisierte Briefe müssen gedruckt, sortiert, frankiert und verschickt werden.

„Die Mitarbeiter waren Stunden und Tage damit beschäftigt, den Briefversand vorzubereiten. Neben dem Zeitaufwand und den Kosten war auch die Unzufriedenheit und fehlende Motivation der Mitarbeiter ein Problem.“

Monika Oweger – STERR GMBH 

Automatischer Briefversand per Knopfdruck überzeugt 

Bei der Suche nach einer Lösung für den elektronischen Briefversand traf die STERR GMBH auf casavi. „Die Präsentation löste einen regelrechten Aha-Effekt bei uns aus. Wir waren erstaunt, wie einfach alles funktioniert – mit nur wenigen Klicks kann alles, was wir benötigen erledigt werden. Genau so, wie wir uns das vorgestellt haben“, sagt Oweger. Mittlerweile werden Massenaussendungen nur noch mit casavi verschickt.

„Der automatische Briefversand von casavi hat für uns den Vorteil, dass wir unseren Eigentümern oder Mietern quasi per Knopfdruck Abrechnungen oder Einladungen zukommen lassen können. Die Dokumente werden entweder digital oder automatisch per Post zugestellt, wir müssen nicht mehr sortieren, kuvertieren oder frankieren. Der Zeitaufwand beim Postversand reduziert sich durch den Einsatz der SmartPost bei uns um 75 Prozent. Bei größeren Anlagen ist die Zeitersparnis sogar noch größer.“

Monika Oweger – STERR GMBH 

Informationen mit casavi für jeden zugänglich 

Darüber hinaus wird casavi auch als zentrales System für die Abfrage von Daten und zum Managen von Vorgängen – abteilungsübergreifend – genutzt. „Die Informationen sind somit nicht mehr exklusiv in den Köpfen der Mitarbeiter, sondern in einer zentralen Datenbank gespeichert und damit für jeden zugänglich und nachvollziehbar – selbst wenn die Person mal nicht im Büro ist“, sagt Oweger. Eine spürbare Erleichterung im Arbeitsalltag, besonders für die Mitarbeiter.

„Wir haben uns für die Einführung von casavi etwas Zeit genommen, was v.a. für unsere langgedienten Mitarbeiter von Vorteil war. casavi hat uns hier bei jedem Schritt sehr gut und fachlich kompetent begleitet. Mittlerweile ist unsere Arbeit viel effizienter – das wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter aus.“

Monika Oweger – STERR GMBH 

Digitale Tools erleichtern Mitarbeiterrekrutierung und -einarbeitung 

Auch bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter sieht Monika Oweger durch den Einsatz von digitalen Tools wie casavi Vorteile: „ Durch unsere Arbeit können wir beweisen, dass wir beim Thema Digitalisierung auf der Höhe der Zeit sind. Die Arbeit an sich wird für unsere Mitarbeiter auch abwechslungsreicher, da die Routine-Aufgaben von casavi übernommen werden.“ Auch bei der Einarbeitung neuen Personals kommt dem Unternehmen zugute, dass Prozesse nun logisch und digital abgebildet sind und langjährige Mitarbeiter ihre Arbeit nicht erst lange erklären oder verschriftlichen müssen.

Digitalisierung ausbauen, persönlich erreichbar bleiben

Trotz zunehmender Digitalisierung versteht sich STERR nicht als Hausverwaltung, die ausschließlich digital erreichbar sein will: „Auch per Mail und Telefon sind wir in Zukunft für unsere Kunden persönlich da“, so Oweger. Vielmehr ist es das Ziel, die Prozesse zu digitalisieren und zu vereinfachen, für die ein persönlicher Kontakt nicht notwendig ist. Dazu zählt beispielsweise die Bereitstellung von Dokumenten, die automatische Erstellung von Vorgängen oder die Beauftragung von Dienstleistern über das Portal. Mit casavi an der Seite sieht sich die STERR GMBH für diese Aufgaben jedenfalls bestens gerüstet:

„casavi optimiert Betriebsabläufe und beschleunigt die tägliche Arbeit enorm. Abseits von den fachlichen Themen fühlen wir uns auch persönlich sehr gut aufgehoben bei casavi. Es ist eine sympathische Firma, und ein sehr angenehmes Miteinander.“

Monika Oweger – STERR GMBH 


 

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