Wie die Hausverwaltung Michael Specht e.K. Dokumente digital und effizient verwaltet – ein Praxisbeispiel

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Noch vor wenigen Jahren verbrachten Michael Specht und sein Team von der Hausverwaltung Specht aus Ingolstadt viel Zeit damit, im Bedarfsfall Dokumente in Aktenordnern auf zwei Etagen zu suchen. Dazu kamen tausende Briefe, die Jahr für Jahr gedruckt, kuvertiert und frankiert werden mussten. Michael Specht entschied sich daraufhin für eine konsequente Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse, um mehr Zeit für die Kernaufgaben seines Unternehmens zu finden. Im Interview mit casavi verrät er, wie er mit den Möglichkeiten des elektronischen Dokumentenmanagements in seinem Unternehmen umgeht:

Specht Hausverwaltung


1.) Was haben Sie unternommen, um digitale Prozesse bei sich einzuführen und wie sah der Ablauf zuvor aus?
Ein zentrales Problem der Hausverwaltungen liegt in der Papiermenge. Wir verwalten zum Beispiel 2.500 Wohnungen. Vor Einführung der Digitalisierung waren die Dokumente in ca. 300 Ordnern abgelegt. Hierfür hatten wir ein Lager mit Archiv. Alle Unterlagen müssen wir aufheben und können diese erst vernichten, wenn die WEG das beschließt, dass diese entsorgt werden dürfen. Mein Tagesablauf und der meiner Mitarbeiter bestand oft darin, auf zwei Etagen Dokumente zu suchen und nachzuschlagen. Seit wir mit der Digitalisierung der Dokumente vor über einem Jahr angefangen haben, merke ich, wie viel Zeit und Platz wir uns nun einsparen: die Schränke sind weg und wir finden sämtliche Unterlagen zehn mal schneller. Denn alle Dokumente liegen online in PDFs vor in denen wir mit Suchbegriffen arbeiten.


2.) Was machen Sie mit der gewonnenen Arbeitszeit?
Es gibt viele Anforderungen vom Gesetzgeber. Diese umzusetzen nimmt nach wie vor viel Zeit in Anspruch. Aber insgesamt können wir auch schneller auf Anfragen reagieren, wodurch die Kundenzufriedenheit steigt!


3.) Welche weiteren Maßnahmen haben Sie in Bezug auf die Digitalisierung unternommen?
Schritt eins war die Digitalisierung der Dokumente, im zweiten Schritt haben wir mit casavi ein Kundenserviceportal eingeführt. Nun stellen wir unseren Kunden Unterlagen, wie zum Beispiel den Energieausweis oder Pläne, online zur Verfügung. Wohnungseigentümer können jederzeit die Dokumente einsehen und wir finden nun Dank des Dokumentenmanagementsystems alle Informationen online.

Außerdem versenden wir über casavi Mitteilungen und Termine, die jeweiligen Informationen erhalten alle betroffenen Personen gleichzeitig. Dadurch hat sich die Anzahl der ansonsten notwendigen Telefonate um die Hälfte reduziert.

Wir können auch jederzeit einsehen, wie viele Unterlagen sich unsere Kunden runterladen und wie hoch die Nutzung ist:  von den eingeladenen Wohnungseigentümern haben sich in den ersten sechs Monaten über 35 % angemeldet und jede Woche laden diese 50 – 100 Dokumente aus dem Portal herunter. Wir stellen unser Serviceportal auf jeder Eigentümerversammlung vor und legen großen Wert darauf, dass das Portal langfristig von der Mehrheit genutzt wird.


4.) Sehen Sie weitere Vorteile durch den Einsatz eines Serviceportals?
Ja, denn auch die Kosten, die für Porto der Dokumente angefallen sind, lassen sich halbieren. Zuvor haben wir im Schnitt 10.000 Euro pro Jahr ausgegeben, jetzt liegen wir bei ca. 5.000 Euro. Neben der elektronischen Bereitstellung der Korrespondenz, können die restlichen zu versendenden Briefe über eine Schnittstelle in casavi an einen Postdienstleister übergeben werden. Dieser übernimmt den kompletten Versand. Druck, Kuvertieren und das lästige Frankieren fällt für unsere Mitarbeiter vollständig weg. Bisher haben wir pro Rundschreiben bis zu einer Stunde benötigt, um Unterlagen postalisch zu versenden und zur Post zu bringen – das passiert jetzt in wenigen Minuten!


5.) Welche weiteren Erfahrungen haben Sie mit casavi gemacht?
casavi kommt gut an bei den Eigentümern –  vor allem bei den jüngeren, die das Portal auch mehrheitlich aktiv nutzen. Wir sind glücklich über die schnelle und enge Zusammenarbeit mit casavi und die persönliche Betreuung, alle Anliegen werden innerhalb kürzester Zeit bearbeitet!

Die Digitalisierung von Dokumenten bei der Hausverwaltung Specht zeigt, dass sich ein Initialaufwand durch eine Einführung einer online basierten Lösung schnell auszahlen kann. Hausverwaltungen sind in der Zukunft gefragt, schnell und digital auf Kundenanliegen zu reagieren.

Herzlichen Dank an Herrn Michael Specht für das Interview!

 

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