Neue casavi POSTBOX Features und weitere Produktupdates

 In Produkt-Updates

Während der ersten Pilotphase zur casavi POSTBOX konnten wir zahlreiche neue Erkenntnisse gewinnen. Gerade in der Abrechnungsphase und Hochsaison der Eigentümerversammlungen ist der Postversand für gewöhnlich auch überdurchschnittlich hoch. Abrechnungen müssen versendet, Einladungen und Protokolle fristgerecht an die Kunden verschickt werden. Das wertvolle Feedback, das wir in dieser Zeit bekommen haben, haben wir ausgewertet und können nun für die nächste Pilotphase neue Zusatzfunktionen zur Verfügung stellen:

1. Hinterlegung Ihres Briefpapiers

In der Praxis drucken viele Verwalter ihre Anschreiben noch direkt auf ihr Briefpapier.  In vielen der digitalen Briefvorlagen ist deshalb auch kein Briefpapier hinterlegt. Wir haben deshalb eine Funktion entwickelt, mit der Sie Ihre bisherigen Dokumentenvorlagen ohne Designanpassungen auch in casavi nutzen können. Sie können jetzt mehrere Briefpapier-Vorlagen in Ihrem Account hinterlegen und diese beim Versand eines Serienbriefes  den entsprechenden Dateien zuweisen.

2. Beidseitiger und farbiger Druck

Bisher konnten Briefe über die POSTBOX nur in schwarz-weiß versendet werden. Spätestens jedoch mit der Hinterlegung des Briefpapiers ist es auch notwendig, Briefe farbig drucken zu können. Dies ist ab sofort möglich.  Außerdem verfügbar: Der doppelseitige Druck, der gerade in der Abrechnungsphase hohe Kosten sparen kann und Ihren Briefversand noch weiter optimiert.

3. Auswahl der Empfänger

Neben der Online-Freigabe Ihrer Dokumente im Kundenportal, können Sie beim Briefversand nun noch besser entscheiden, an wen die Dokumente per Brief versendet werden sollen. Sie können die Dokumente nun an alle Kontakte versenden, an die Kontakte, bei denen der Briefversand als Präferenz hinterlegt ist oder nur an Kontakte, die nicht bei casavi angemeldet sind. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente auch bei Ihren Kunden ankommen – ob online oder per Brief.

4. Sonstige Änderungen in der POSTBOX

Wenn Sie manche Empfänger vom Serienbriefversand ausschließen möchten, ist dies bisher durch die Bearbeitung der Empfängerliste möglich. Die ausgeschlossenen Kontakte können Sie sich nun gesondert anzeigen lassen, sodass Sie in der Hauptübersicht wirklich nur noch die Kontakte sehen, die am Ende auch einen Brief von Ihnen erhalten werden.
Auch kann die automatische Zuweisung der Dokumente an die Empfänger jetzt übersprungen werden, sodass Sie diese auch manuell zuweisen können. Dies benötigt man vor allem dann, wenn in dem zu versendeten Dokument keine Daten hinterlegt sind, die casavi erkennen kann.

Mit der Umsetzung der genannten Zusatzfeatures läuten wir nun die Pilotphase 2 ein, an der bereits einige neue casavi Kunden teilnehmen. Wenn auch Sie Interesse am casavi POSTBOX Pilotprogramm haben, melden Sie sich unverbindlich hier an:
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Sonstige Neuerungen

  • Drucken von Vorgängen
    Gerade bei Rechtsstreitigkeiten ist der Nachweis eines Vorgangs als Protokoll entscheidend. Diesem Bedürfnis unserer Kunden sind wir nun nachgekommen, weshalb Vorgänge jetzt auch für die Ablage oder zur Weiterleitung ausgedruckt oder als PDF exportiert werden können.

  • Quick-Buttons für Dienstleister
    Wenn Sie einen Auftrag an einen Ihrer Dienstleister zuweisen, werden diese automatisch über die neue Aufgabe informiert. Bisher konnten Dienstleister aber nicht aktiv am Auftragsprozess mitwirken. Das hat sich nun geändert: Neben der Möglichkeit, Ihren Auftrag zu kommentieren, können Ihre Dienstleister jetzt mit nur einem Klick Aufträge annehmen oder abschließen, ohne bei casavi angemeldet zu sein. Nimmt ein Dienstleister einen Auftrag an oder schließt diesen ab, wird die Status-Änderung automatisch in Ihrer Aufgabe hinterlegt und Sie werden zusätzlich darüber benachrichtigt. Mit nur einem Klick wiederum können auch Sie die Statusänderungen dann mit Ihren Anfragestellern teilen. So wird die Kommunikation mit Ihren Dienstleistern noch einfacher, schneller und transparenter.

  • Kommentare von Aufgaben
    Gerade bei komplexeren Vorgängen mit verschiedenen Aufgaben für verschiedene Dienstleister kann man in der Vorgangshistorie schnell die Übersicht verlieren. Mit dem Redesign der Aufgaben haben wir dies nun verbessert: Kommentare von Ihnen und Ihren Dienstleistern werden nun automatisch unter der zugehörigen Aufgabe dargestellt. Dort sehen Sie auch weiterhin, ob Kommentare mit Ihren Anfragestellern schon geteilt wurden oder nur für Sie sichtbar sind.
  • Teilen von Dokumenten mit Einheiten
    Wenn Sie bisher Dokumente mit einem Kunden geteilt haben (z.B. die Jahresabrechnung 2016), für den Sie in einer Liegenschaft mehrere Wohnungen betreuen, war es für diesen bisher schwierig zu unterscheiden, welches Dokument zu welcher Wohnung gehört. Wenn Sie die Dokumente nun den entsprechenden Einheiten zuordnen, fügt casavi dem Dateinamen dann auch automatisch den Namen der Einheit hinzu (Jahresabrechnung 2016 – Whg. 01). Bei der Zustellung mehrerer Abrechnungen kann Ihr Kunde nun besser nachvollziehen, welches Dokument sich auf welche Wohnung bezieht.

Sie wünschen sich weitere Funktionen oder haben Feedback zu casavi? Wir freuen uns über Ihre Nachricht!

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