Arbeitsprozesse in der Immobilienverwaltung ganzheitlich optimieren

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Anhand der folgenden Case Study möchten wir Ihnen zeigen, wie erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen casavi und der Heindrich Hausverwaltungen GmbH funktionieren kann und inwieweit sich interne und externe Arbeitsprozesse durch die Kooperation der eingesetzten Software-Lösungen im Unternehmen optimiert haben.

Gemeinsam zum Ziel

Die Heindrich Hausverwaltungen GmbH zählt zu den führenden privaten Hausverwaltungen im Raum Kassel. Neben dem Schwerpunkt WEG-Verwaltung gehören auch die Verwaltung von Miet- und Gewerbeimmobilien sowie Vermietung und Sanierung zu den Tätigkeitsbereichen des 1919 gegründeten Unternehmens.logo-starke-dmsBereits 2006 entschied sich die Geschäftsführung dazu, das Traditionsunternehmen auf die Möglichkeiten und Herausforderungen des digitalen Wandels vorzubereiten. Mit der Einführung des Dokumenten-Management-Systems Starke-DMS® der Firma Starke + Reichert GmbH & Co. KG sollte die Grundlage für weitgehend papierlose Unternehmensprozesse geschaffen werden.

Prozessoptimiert und papierlos

„Den ersten großen Schritt in Richtung Digitalisierung haben wir damit bereits vor vielen unserer Kollegen aus der Immobilienbranche gemacht. Dadurch wurde es überhaupt erst möglich, unseren Verwaltungsbestand auf über 6.000 Einheiten zu erweitern“, unterstreicht Geschäftsführerin Birgit Funke-Klein die Bedeutung dieser Entscheidung. Der interne Arbeitsablauf wurde dank des Einsatzes von Starke-DMS® erheblich vereinfacht. Mit seiner modernen und papierlosen Verwaltung konnte das Unternehmen auch den Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. überzeugen, der 2014 die Heindrich Hausverwaltungen GmbH zu einem der „Hausverwalter des Jahres“ kürte.

Den nächsten Schritt zur weiteren Optimierung der Unternehmensprozesse sahen die Geschäftsführer Birgit Funke-Klein und Sebastian Funke in der ganzheitlichen Betrachtung des Alltags eines Verwalters: „Zu den aufwändigsten Tätigkeiten unserer Mitarbeiter zählen individuelle Anliegen und das Informationsbedürfnis unserer Kunden. Dies in unsere bereits digitalisierten Abläufe einzubinden, war für uns die logische Konsequenz.“ Hierfür gab es eine klare Vorgabe: Die Mitarbeiter würden ihre gewohnten digitalen Arbeitsprozesse beibehalten, während Wohnungseigentümer und Mieter über eine benutzerfreundliche Online-Lösung integriert werden sollten, z.B. um einen Schaden in der Wohnung zu melden oder die Betriebskostenabrechnung einzusehen.

Kooperation statt Neuentwicklung

Zur Auswahl stand, eine passende IT-Lösung eigens entwickeln zu lassen oder mit einem spezialisierten Anbieter zusammenzuarbeiten. Im Zuge der Recherchen wurde der Verwalter rasch auf die Cloud-Plattform der casavi GmbH aufmerksam. “Nach den ersten Gesprächen war für uns klar, dass das Team von casavi sowohl die Bedürfnisse unserer Endkunden als auch unseren Effizienz-Gedanken gleichermaßen im Blick hat“, erinnert sich Sebastian Funke.

Auch Starke-DMS® stand einer Zusammenarbeit mit einem jungen Partner-Unternehmen von Anfang an offen gegenüber. “Uns war klar, dass die Kombination aus zwei führenden Anbietern in ihrem jeweiligen Spezialgebiet für unseren Kunden schneller zu den gewünschten Ergebnissen führen würde”, beschreibt Dr. Felix Reichert, Geschäftsführer der Starke + Reichert GmbH & Co KG, die Ausgangssituation.

Im nächsten Schritt hieß es daher, die casavi-Plattform an ein bereits bestehendes und beim Kunden tief verankertes System anzubinden und unternehmensspezifische Daten und Prozesse miteinander zu koppeln. Die vorhandenen Standard-Schnittstellen der beiden Software-Unternehmen machten dies ohne langwierigen technischen Abstimmungsbedarf möglich.

Die Immobilienbranche und ihre Software-Dienstleister müssen sich für integrative Konzepte öffnen.

„Starke-DMS® dient vorrangig den internen Arbeitsprozessen eines Unternehmens, z.B. den Rechnung- oder Zahlungs-eingängen. Die Schnittstelle zu casavi hat unser Produkt dahingehend sinnvoll erweitert“, erklärt Dr. Felix Reichert. Als gegenseitige Ergänzung sehen die beiden Software-Unternehmen daher ihre bisherige Zusammenarbeit.

Ergebnis ist eine schlanke und gleichzeitig flexible Schnittstelle, die in dieser Form Vorbildwirkung für die Hausverwaltungen hat. casavi GmbH Geschäftsführer Peter Schindlmeier sieht Schnittstellen als ein zentrales Instrument für die Digitali-sierung der Branche: „Die Verwaltung von Immobilien besteht aus einer Vielzahl von internen und externen Aufgaben und Beteiligten. Diese digital miteinander zu vernetzen, funktioniert nur über die Verfügbarkeit von offenen Schnittstellen. Erst dann ist es möglich, Synergien zu erzeugen, von der die Immobilienbranche und ihre Kunden gleichermaßen profitieren.”

Kostensenkung und Kundenzufriedenheit

Heute freut sich die Hausverwaltung über einen papierlosen Arbeitsalltag. Wurden vor einem Jahr digitale Dokumente noch auf einen Datenträger gebrannt und den Eigentümern per Post zugesendet, kann nun jeder Eigentümer die Dokumente online abrufen. Dies bedeutet nicht nur einen geringeren Kostenaufwand für die Verwaltung, sondern bietet den Eigentümern einen Service, der auf große Begeisterung stößt.

Die Transformation der Heindrich Hausverwaltungen GmbH von einem traditionell geführten hin zu einem digitalen Immobilienunternehmen zeigt eindrücklich, welche Optimierungspotenziale für weite Teile der Branche noch existieren.
„Wir freuen uns, dass wir mit Starke-DMS® und casavi zwei Partner gefunden haben, die uns mit vereinten Kräften bei der weiteren digitalen Ausrichtung unseres Geschäftsmodells begleiten“, sagt Birgit Funke-Klein.

 

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